Tổng quan SAP FI
Khám phá module kế toán tài chính mạnh mẽ của SAP
SAP FI là gì? Core Module
SAP Financial Accounting (FI) là một module cốt lõi của hệ thống SAP ERP, được thiết kế để quản lý toàn bộ dữ liệu tài chính kế toán của một doanh nghiệp. FI tập trung vào Kế toán Sổ cái (General Ledger - G/L), Kế toán Phải thu (Accounts Receivable - AR), Kế toán Phải trả (Accounts Payable - AP), và Kế toán Tài sản (Asset Accounting - AA).
Mục tiêu chính của FI
- Thu thập dữ liệu giao dịch: Ghi nhận mọi giao dịch tài chính phát sinh như mua hàng, bán hàng, thanh toán, thu tiền, khấu hao. Đây là cơ sở dữ liệu chính xác để tạo ra báo cáo tài chính.
-
Cung cấp cơ sở cho báo cáo tài chính chuẩn: Dữ
liệu từ FI được tổng hợp thành các báo cáo quan trọng:
- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Tình hình tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm.
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement): Lãi/lỗ trong một kỳ.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement): Dòng tiền vào/ra trong kỳ.
- Hướng đến đối tượng bên ngoài: Mục tiêu chính là phục vụ các bên liên quan bên ngoài như cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng, cổ đông, nhà đầu tư. Họ cần dữ liệu đáng tin cậy, theo chuẩn pháp lý.
Ví dụ thực tế:
Tập đoàn Minh Phú xuất khẩu hải sản sang Mỹ. Để cạnh tranh, Mỹ có thể áp thuế cao. Hệ thống SAP FI giúp Minh Phú quản lý tài chính minh bạch, chi phí rõ ràng, từ đó có cơ sở để chứng minh giá thành và tuân thủ các quy định thương mại quốc tế, tạo uy tín với đối tác và cơ quan quản lý.
Cấu trúc tổ chức trong SAP FI
Cấu trúc tổ chức trong SAP là bộ khung xương quyết định cách dữ liệu tài chính được ghi nhận, phân loại và báo cáo. Thiết lập sai cấu trúc này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Client
Cấp cao nhất, môi trường độc lập (Test, Production)
Company Code
Đơn vị pháp lý độc lập, chịu trách nhiệm báo cáo tài chính. Bắt buộc phải có.
Chart of Accounts (CoA)
Khung tài khoản kế toán, có thể chia sẻ giữa các Company Code.
Credit Control Area
Giám sát hạn mức tín dụng khách hàng, có thể chia sẻ.
Business Area
Phân tích báo cáo theo chiều ngang (sản phẩm, khu vực), độc lập với Company Code.
Giải thích chi tiết
1. Client
Là cấp cao nhất trong hệ thống. Mỗi client là một môi trường hoạt động riêng biệt (ví dụ: client 100 cho testing, client 200 cho production). Dữ liệu giữa các client hoàn toàn tách biệt.
2. Company Code
Là trái tim của FI, đại diện cho một pháp nhân độc lập cần lập báo cáo tài chính riêng. Mọi giao dịch tài chính đều phải được gán cho một Company Code. Ví dụ: FPT Software, FPT Education, FPT Telecom là các Company Code khác nhau trong tập đoàn FPT.
3. Chart of Accounts (CoA)
Là danh mục chứa toàn bộ các tài khoản kế toán tổng hợp (G/L Accounts). Một CoA có thể được nhiều Company Code sử dụng để thống nhất chuẩn báo cáo trong một tập đoàn. Có các loại CoA chính: Operating CoA (cho giao dịch hàng ngày), Group CoA (hợp nhất báo cáo), Country-specific CoA (theo luật địa phương).
4. Credit Control Area
Đơn vị giám sát hạn mức tín dụng của khách hàng, đảm bảo doanh nghiệp không bán chịu vượt mức rủi ro cho phép. Một Credit Control Area có thể quản lý nhiều Company Code.
5. Business Area
Đơn vị nội bộ dùng để phân tích báo cáo theo chiều ngang (theo lĩnh vực kinh doanh, khu vực địa lý). Ví dụ, trong FPT Software, có thể có các Business Area cho thị trường Nhật Bản, thị trường Mỹ để phân tích lợi nhuận riêng biệt, độc lập với pháp nhân.
Ví dụ thực tế: Cấu trúc tổ chức Tập đoàn FPT trong SAP
Với cấu trúc này, tập đoàn FPT có thể:
- Báo cáo tài chính riêng biệt cho từng Company Code theo yêu cầu pháp lý
- Phân tích lợi nhuận theo Business Area (CNTT, Giáo dục, Viễn thông)
- Quản lý chi phí chi tiết đến từng Department và Team
- Hợp nhất báo cáo toàn tập đoàn một cách tự động và chính xác
Master Data
Master Data là dữ liệu cốt lõi, ít thay đổi, được sử dụng lặp đi lặp lại trong các giao dịch. Thiết lập Master Data chuẩn xác là nền tảng bắt buộc để hệ thống vận hành trơn tru.
1. General Ledger (G/L) Accounts
Danh sách các tài khoản kế toán trong Chart of Accounts. Là trung tâm của FI, nơi mọi dữ liệu tài chính hội tụ để lập báo cáo. Mỗi G/L Account cần được gán cho Company Code để có thể sử dụng.
2. Customer Master Data (FI-AR)
Thông tin tài chính của khách hàng, dùng để quản lý công nợ phải thu. Dữ liệu được chia làm 3 phần: General Data (chung), Company Code Data (kế toán), và Sales Area Data (bán hàng).
3. Vendor Master Data (FI-AP)
Thông tin tài chính của nhà cung cấp, dùng để quản lý công nợ phải trả. Cấu trúc tương tự Customer Master Data, liên kết chặt chẽ với module MM (Quản lý mua hàng).
Ghi chú quan trọng: Reconciliation Account
Đây là một loại G/L Account đặc biệt, đóng vai trò là "cầu nối" giữa sổ phụ (Subledger) và sổ cái (General Ledger).
- Subledger (Sổ phụ): Quản lý chi tiết theo từng đối tượng (VD: công nợ của khách hàng A, nhà cung cấp B).
- General Ledger (Sổ cái): Ghi nhận tổng hợp (VD: tổng công nợ phải thu, tổng công nợ phải trả).
- Reconciliation Account: Khi một giao dịch được hạch toán vào Subledger (VD: tạo hóa đơn cho khách A), hệ thống sẽ **tự động** hạch toán vào Reconciliation Account tương ứng trong G/L. Kế toán viên không thể hạch toán trực tiếp vào tài khoản này.
Mục đích: Đảm bảo số liệu chi tiết ở sổ phụ luôn khớp với số liệu tổng hợp ở sổ cái một cách tự động và chính xác.
Nguyên tắc & Quy trình cốt lõi
1. Nguyên tắc chứng từ (Document Principle)
Đây là nguyên tắc nền tảng, cốt lõi làm nên tính minh bạch và kiểm soát của SAP FI. Mọi giao dịch tài chính phát sinh, dù lớn hay nhỏ, đều phải được ghi lại dưới dạng một "document" (chứng từ điện tử) với một số hiệu duy nhất.
Đặc điểm chính của một Document:
- Chứa đầy đủ thông tin: Số hiệu, ngày tháng, người tạo, nội dung, các bút toán Nợ/Có.
- Không thể bị xóa: Một khi đã được ghi sổ, chứng từ không thể xóa. Chỉ có thể thực hiện bút toán đảo (reverse) để điều chỉnh.
- Tạo ra dấu vết kiểm toán (Audit Trail): Mọi thay đổi đều được ghi lại, giúp kiểm toán viên dễ dàng lần ngược từ báo cáo về chứng từ gốc.
Lợi ích:
Đảm bảo tính minh bạch, tăng cường kiểm soát nội bộ, và tuân thủ các chuẩn mực pháp lý quốc tế như SOX, IFRS. Nếu không có nguyên tắc này, hệ thống kế toán sẽ dễ bị gian lận và không đáng tin cậy.
2. Các quy trình FI cốt lõi
Đây là các nghiệp vụ cơ bản nhất diễn ra hàng ngày trong module FI.
Ghi nhận bút toán Sổ cái (Posting a G/L Entry)
Nghiệp vụ cơ bản nhất, ghi trực tiếp vào sổ cái, không liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp. Ví dụ: chi tiền thuê văn phòng.
Dr: 642000 – Chi phí thuê văn phòng
Cr: 100000 – Tài khoản ngân hàng
Hóa đơn & Thu tiền từ Khách hàng (FI-AR)
Ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu. Ví dụ: bán hàng cho khách.
Dr: 140000 – Phải thu khách hàng ABC
Cr: 500000 – Doanh thu bán hàng
Hóa đơn & Trả tiền cho Nhà cung cấp (FI-AP)
Ghi nhận chi phí và công nợ phải trả. Ví dụ: nhận hóa đơn mua nguyên vật liệu.
Dr: 200000 – Hàng tồn kho
Cr: 160000 – Phải trả nhà cung cấp XYZ
Mua sắm & Khấu hao Tài sản (FI-AA)
Ghi nhận tăng tài sản cố định và tính khấu hao định kỳ.
Mua tài sản:
Dr: 150000 – Tài sản cố định
Cr: 160000 – Phải trả nhà cung cấp
Khấu hao hàng tháng:
Dr: 630000 – Chi phí khấu hao
Cr: 170000 – Hao mòn lũy kế
Case Study: FI-AR - Kế toán Phải thu
Vòng đời hoàn chỉnh công nợ phải thu từ tạo invoice đến thu tiền và xử lý lỗi
Step 1-2 Điều khoản thanh toán và Tạo Invoice
Step 1: Change Terms of Payment
Đàm phán với khách hàng Motown Bikes: thanh toán trong 14 ngày được chiết khấu 2%.
Step 2: Create Customer Invoice
Tạo hóa đơn bán hàng $5,000 cho Motown Bikes (thường từ SD Billing).
Step 3-4 Theo dõi công nợ và Thu tiền
Step 3: Display Customer Balances
Kiểm tra công nợ hiện tại của Motown Bikes để quản lý dòng tiền.
| Customer | Invoice | Amount | Status | Due Date |
|---|---|---|---|---|
| Motown Bikes | INV-001 | $5,000 | 🔴 Open | 15/08/2025 |
Step 4: Post Incoming Payments
Khách thanh toán trong 10 ngày → được chiết khấu 2% = $100.
Step 5 Kiểm tra Impact trên Customer Balance
Sau khi thu tiền
Trạng thái công nợ và invoice thay đổi ngay lập tức.
Trước thanh toán:
- • Invoice Status: Open
- • Customer Balance: $5,000
- • Payment Due: 15/08/2025
- • Action Required: Follow up
Sau thanh toán:
- • Invoice Status: Cleared ✓
- • Customer Balance: $0
- • Cleared Date: 01/08/2025
- • Discount Applied: $100
Error Handling Xử lý các tình huống sai sót thực tế
Scenario 1: Hủy Invoice
Tình huống: Motown Bikes hủy đơn hàng sau khi đã tạo invoice nhưng chưa thu tiền.
Cách xử lý:
| Impact | Before | After Reversal |
|---|---|---|
| Sales Revenue | $5,000 | $0 |
| Trade Receivable | $5,000 | $0 |
| Customer Balance | $5,000 Open | $0 Cleared |
Scenario 2: Gán nhầm thanh toán (Philly Bikes)
Tình huống: Hai invoice cùng $5,000. Khách thanh toán đúng tiền nhưng ghi sai reference. Kế toán gán nhầm vào invoice khác.
Cách xử lý:
- Reset Clearing: Xóa liên kết thanh toán - invoice hiện tại
- Reassign Payment: Gán đúng thanh toán vào invoice cần trừ công nợ
- Verify Balance: Kiểm tra lại customer balance đã chính xác
Scenario 3: Thanh toán sai khách (Windy City Bikes)
Tình huống: Thanh toán được post nhầm sang khách hàng khác - không chỉ sai clearing mà cả payment document bị sai.
Cách xử lý:
- Hệ thống xóa bút toán bank và clearing
- Trả invoice về trạng thái Open
- Tạo lại payment document đúng khách hàng
Final Step Kiểm tra ảnh hưởng trên Báo cáo tài chính
Balance Sheet Impact
| Account | Before | After | Change |
|---|---|---|---|
| Trade Receivable | $0 | $0 | Cleared ✓ |
| Bank Account | $10,000 | $14,900 | +$4,900 |
Income Statement Impact
| Account | Amount | Impact |
|---|---|---|
| Sales Revenue | $5,000 | Positive |
| Cash Discount | $100 | Expense |
| Net Impact | $4,900 | Positive |
Case Study: FI-AP - Kế toán Phải trả
Quy trình quản lý thanh toán tiền thuê văn phòng từ A-Z
Step 1-2 Tạo G/L Accounts cần thiết
Step 1: Tạo Bank Account
Tạo tài khoản ngân hàng chuyên dùng cho thanh toán thuê văn phòng.
Account Number: 112000
Description: Bank - Rent Payments
Step 2: Tạo Reconciliation Account
Tài khoản trung gian cho công nợ phải trả - cầu nối giữa Sub-ledger và G/L.
Account Number: 160000
Description: AP - Trade Payables
Step 3-4 Tạo Expense Account và Vendor Master
Step 3: Tạo Rent Expense Account
G/L Account ghi nhận chi phí thuê văn phòng, loại Primary Cost.
Step 4: Tạo Vendor - Cardinal Properties
Tạo business partner cho chủ cho thuê với đầy đủ thông tin thanh toán.
Step 5-6 Chuyển tiền nội bộ và Review
Step 5: Transfer Funds Between Banks
Chuyển $5,000 từ tài khoản chính sang tài khoản dành riêng cho thanh toán thuê.
Step 6: Review Journal Entry
Kiểm tra FI Document vừa tạo - mỗi giao dịch đều tạo audit trail.
| Document Info | Details |
|---|---|
| Document Number | 5000000123 |
| Posting Date | 01/08/2025 |
| Created By | Kế toán viên A |
| Status | Posted ✓ |
Step 7-9 Ghi nhận Invoice và Theo dõi công nợ
Step 7: Post Invoice Receipt - $1,500
Nhận hóa đơn tiền thuê tháng 8 từ Cardinal Properties.
Step 8: Check G/L Balance
Kiểm tra số dư tài khoản chi phí thuê.
Step 9: Check Vendor Balance
Xem công nợ với Cardinal Properties.
Step 10-12 Thanh toán và Báo cáo tài chính
Step 10: Post Payment - Trả tiền cho Landlord
Thanh toán $1,500 cho Cardinal Properties qua tài khoản rent payment.
Step 11: Verify Payment Clearing
Kiểm tra trạng thái clearing của công nợ với vendor.
Step 12: Run Financial Statement
Chạy báo cáo Balance Sheet và Income Statement để xem kết quả cuối cùng.
| Balance Sheet Impact | |
|---|---|
| Bank - Main Account | $(5,000) |
| Bank - Rent Account | $3,500 |
| Accounts Payable | $0 |
| Net Cash Impact | $(1,500) |
| Income Statement Impact | |
|---|---|
| Rent Expense | $1,500 |
| Other Income | $0 |
| Net Income Impact | $(1,500) |
Tổng kết quy trình FI-AP hoàn chỉnh
Master Data
G/L Accounts, Vendor Master, Cost Centers đã được thiết lập hoàn chỉnh
Transaction Flow
Journal Entry, Sub-ledger, Payment, Clearing theo đúng quy trình chuẩn
Financial Reporting
Balance Sheet và Income Statement phản ánh chính xác impact của giao dịch
Case Study: FI-AA - Kế toán Tài sản
Asset Lifecycle hoàn chỉnh từ lên kế hoạch đến thanh lý
Mục tiêu Case Study Asset Lifecycle
Asset Management Process
- Tạo Cost Center cho theo dõi
- Tạo Asset Master Record
- Purchase Order với Asset Assignment
- Goods Receipt → Capitalization
- Invoice với Additional Costs
- Asset Retirement và Loss Recognition
Tích hợp Module
- MM (Material Management) - Purchase Order
- CO (Controlling) - Cost Center Assignment
- FI (Financial) - GL Posting & Reporting
- AA (Asset Accounting) - Depreciation
- Automatic Journal Entries
- Financial Statement Impact
Step 1-2 Tạo Cost Center và Asset Master Record
Step 1: Create Cost Center
Tạo cost center "Asset Procurement" để theo dõi chi phí tài sản theo bộ phận.
Step 2: Create Asset Master Record
Tạo hồ sơ tài sản trong SAP - giống như đăng ký tài sản.
Step 3-4 Asset Overview và Create Purchase Order
Step 3: Asset Accounting Overview
Kiểm tra trạng thái tài sản trước khi thực hiện giao dịch.
| Asset | Status | APC (Cost) | Depreciation | Net Book Value |
|---|---|---|---|---|
| LAPTOP-001 | In Process | €0 | €0 | €0 |
Step 4: Create Purchase Order
Đặt laptop với vendor, sử dụng Asset Account Assignment thay vì Material Master.
Step 5-6 Goods Receipt và Asset Capitalization
Step 5: Post Goods Receipt
Nhận laptop từ vendor và post GR trong SAP.
Step 6: Asset After Goods Receipt
Kiểm tra trạng thái và giá trị tài sản sau khi GR.
Asset Status:
- • Status: Capitalized
- • APC (Cost): €750
- • Monthly Depreciation: €20.83
- • Net Book Value: €729.17
Depreciation Details:
- • Method: Straight Line
- • Useful Life: 36 months
- • Start Date: August 2025
- • Annual Depreciation: €250
Step 7-8 Supplier Invoice và Asset Value Adjustment
Step 7: Post Supplier Invoice
Vendor gửi hóa đơn có phí giao hàng phát sinh thêm €50.
Step 8: Asset After Invoice Adjustment
Hệ thống tự động update asset value và depreciation schedule.
| Value Type | Before Invoice | After Invoice | Change |
|---|---|---|---|
| APC (Cost) | €750 | €800 | +€50 |
| Monthly Depreciation | €20.83 | €22.22 | +€1.39 |
| Annual Depreciation | €250 | €266.67 | +€16.67 |
Step 9-10 Asset Retirement và Final Status
Step 9: Post Asset Retirement
Phát hiện laptop không phù hợp → bán lại với giá €700 (thấp hơn Net Book Value €780).
Step 10: Asset Final Status
Kiểm tra trạng thái cuối cùng của tài sản sau thanh lý.
| Asset Info | Before Retirement | After Retirement |
|---|---|---|
| Status | Capitalized | Retired |
| Net Book Value | €800 | €0 |
| Monthly Depreciation | €22.22 | €0 (Stopped) |
| Active in System | ✓ Yes | ✗ Removed from Active List |
Final Analysis Impact trên Báo cáo tài chính
Balance Sheet Impact
| Account | Before | After | Net Impact |
|---|---|---|---|
| Fixed Assets | €800 | €0 | -€800 |
| Bank Account | €0 | €700 | +€700 |
| Net Asset Change | €800 | €700 | -€100 |
Income Statement Impact
| Expense Type | Amount | Period |
|---|---|---|
| Monthly Depreciation | €22.22 | Stopped |
| Loss on Asset Disposal | €100 | August 2025 |
| Total Expense Impact | €100 | One-time |
Ý nghĩa tổng quát của FI-AA Process
Universal Application
Không doanh nghiệp nào không dùng FI-AA nếu có tài sản cố định
Tight Integration
Tích hợp chặt với MM (mua sắm), CO (chi phí), FI (báo cáo)
Automatic Calculation
Tự động tính khấu hao, adjustment, và financial impact
- Asset Class và Depreciation Area: Cấu hình các loại tài sản và vùng khấu hao
- Asset Acquisition Methods: So sánh mua qua PO vs. trực tiếp
- Retirement Methods: Các phương thức bán tài sản (có/không customer)
- Depreciation Methods: Straight-line, declining balance, units of production
- Asset Transfer: Chuyển tài sản giữa các cost center/company code
🎯 Tổng kết Case Study FI-AA
FI-AA không chỉ là ghi sổ tài sản mà là hệ thống quản trị tài sản toàn diện, tự động hóa khấu hao, theo dõi giá trị, và cung cấp thông tin chính xác cho việc ra quyết định đầu tư.
Case Study: FI-IM - Quản lý Đầu tư
Dự án đầu tư xây dựng khu làm việc mới từ lập kế hoạch đến capitalization
Step 1-2 Tạo Cost Center và Appropriation Request
Step 1: Create Cost Center - Asset Procurement
Tạo cost center để theo dõi chi phí đầu tư và nhận khấu hao sau này.
- Không thể tracking chi phí đầu tư theo bộ phận → báo cáo CO sai → không thể tính lãi/lỗ bộ phận
Step 2: Create Appropriation Request (AR)
Tạo phiếu đề xuất đầu tư - "Investment Proposal" để xin phê duyệt.
Step 3-5 Investment Program Structure & Hierarchy
Step 3: Create Investment Program & Define Structure
Tạo chương trình đầu tư chính, đặt tên program, năm được duyệt và loại program (01 - Investment).
🧠 Thực tế vận hành:
- • Tập đoàn chia ngân sách theo vùng, quốc gia, nhà máy
- • Mỗi Investment Program là một Big Investment Program chứa nhiều project nhỏ
- • Giúp phân bổ ngân sách theo cấp và quản lý dòng tiền tập đoàn chặt chẽ
💡 Trong SAP:
Investment Program giống cây phân cấp:
Tập đoàn → Europe (Region) → Germany (Country) → Heidelberg (City/Province)
Step 4: Create Investment Program Position
Tạo vị trí dự án con trong chương trình đầu tư - mỗi "position" là một ô chứa project cụ thể.
🧠 Nghiệp vụ thực tế:
- • Tạo vị trí dự án con trong chương trình đầu tư
- • Mỗi "position" là một ô chứa project cụ thể (ví dụ: Bàn làm việc VP sản xuất)
- • Để gán ngân sách riêng, kiểm tra tiến độ riêng
- • Giúp trưởng bộ phận tự quản lý vốn đầu tư dưới quyền mình
| Hierarchy Level | Position Description | Position ID | Investment Type | Budget Limit |
|---|---|---|---|---|
| 1. Region | Europe Operations | EUR-REG | Regional Infrastructure | €50,000 |
| 2. Country | Germany Division | GER-COUNTRY | National Projects | €30,000 |
| 3. City | Heidelberg Branch | HD-CITY | Local Infrastructure | €15,000 |
| 4. Project | Workspace Furniture | WS-FURNITURE | Asset/Equipment | €15,000 |
💡 Trong SAP:
- • Đặt tên, code, phân loại đầu tư (Asset / R&D / Building…)
- • Mỗi position có thể set budget limit riêng
- • Hierarchy structure giúp roll-up báo cáo theo cấp
Step 5: Assign Appropriation Request to Program Position
Gắn phiếu đề xuất đầu tư vào đúng "vị trí ngân sách" trong chương trình (lowest level trong hierarchy -> SAP Standard).
🧠 Thực tế:
- • Gắn phiếu đề xuất đầu tư vào đúng "vị trí ngân sách" trong chương trình
- • Cả hai bên sẽ đồng bộ dữ liệu tự động
- • Có thể roll up tổng chi phí lên program để thấy toàn bộ kế hoạch đầu tư toàn vùng
💡 Trong SAP:
- • Assignment chỉ được phép ở lowest level
- • Data tự động roll-up lên các level cao hơn
- • Tracking được full traceability
📌 Nếu không làm:
- • Không trace được chi phí dự kiến vs thực tế
- • Mất kết nối với ngân sách được duyệt
- • Không theo dõi được tiến độ thanh toán
Step 6-8 Roll Up Values và Release Approval
Step 6: Roll Up Investment Program Values
Gom chi phí từ AR lên các cấp program để thống kê tổng nhu cầu đầu tư.
Before Roll Up:
- • WS-FURNITURE: €0
- • HD-CITY: €0
- • GER-COUNTRY: €0
- • EUR-REG: €0
After Roll Up:
- • WS-FURNITURE: €15,000
- • HD-CITY: €15,000
- • GER-COUNTRY: €15,000
- • EUR-REG: €15,000
Step 7-8: Display và Release AR
Phòng tài chính xem xét và duyệt đề xuất đầu tư.
Step 9-11 Internal Order và Asset Under Construction
Step 9: Create Internal Order for Investment
Tạo "đơn vị chịu trách nhiệm đầu tư" để gom toàn bộ chi phí phát sinh. (được tạo theo template -> ở đây là Investment và có link tới AR)
Step 10: Create Asset Under Construction (AUC)
Tạo tài sản đang thi công - chưa hoàn tất, chưa khấu hao. (nhưng vẫn cần theo dõi giá trị dở dang)
Step 11: Link Order to AUC + AR
Internal Order là cầu nối giữa AR và AUC.
| Component | Link Status | Function |
|---|---|---|
| AR ↔ Internal Order | ✓ Linked | Budget control & approval |
| Internal Order ↔ AUC | ✓ Linked | Cost accumulation |
| AUC → Final Asset | ⏳ Pending | Capitalization (after settlement) |
Step 12-14 Budget Allocation và Distribution
Step 12: Allocate Budget to Investment Program
Tập đoàn phân bổ ngân sách €15,000 cho Investment Program
Step 13: Distribute Budget to Internal Order
Phân ngân sách xuống từng Internal Order cụ thể để kiểm soát chi tiêu theo dự án.
🧠 Bản chất:
- • Phân ngân sách xuống từng order cụ thể từ Investment Program
- • Kiểm tra lại thứ tự xử lý, ngân sách còn bao nhiêu
- • Tạo "ví tiền" riêng cho mỗi dự án để chi tiêu có kiểm soát
| Internal Order | Allocated Budget | Committed | Actual | Available | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| IO-INV-001 | €15,000 | €0 | €0 | €15,000 | ✓ Ready |
📌 Nếu không phân xuống:
- • PO sẽ bị reject khi vượt hạn mức order (không có budget để check)
- • Sẽ không thể kiểm soát cam kết chi tiêu (commitment)
- • AVC không hoạt động → risk chi tiêu vượt tầm kiểm soát
- • Không thể tracking theo dõi budget consumption realtime
Step 14: Check Budget Status & Activate Controls
Kiểm tra trạng thái ngân sách và kích hoạt các cơ chế kiểm soát trước khi bắt đầu purchase process.
🧠 Bản chất:
- • Đảm bảo tất cả budget đã được phân bổ chính xác
- • Kích hoạt Budget Availability Control (AVC) để kiểm soát realtime
- • Thiết lập tolerance level và action khi vượt budget
Budget Health Check:
- • Program Budget: €15,000 ✓
- • Order Budget: €15,000 ✓
- • Distribution: 100% ✓
- • AVC Status: Active ✓
Control Settings:
- • PO Creation: Check Budget
- • GR Posting: Check Budget
- • Invoice Posting: Check Budget
- • Action: Warning/Block
| Control Point | Check Type | Threshold | Action | Status |
|---|---|---|---|---|
| PO Creation | Commitment | 100% of Available | Warning | ✓ Active |
| Goods Receipt | Actual Spending | 100% of Budget | Block | ✓ Active |
| Invoice Posting | Final Cost | 105% of Budget | Block | ✓ Active |
Step 15-17 Purchase Process với Investment Control
Step 15: Create Purchase Order
Đặt mua bàn làm việc gắn với Investment Order.
Step 16: Post Goods Receipt
Nhận hàng và ghi nhận chi phí tạm thời vào Investment Order.
Step 17: Post Supplier Invoice
Vendor gửi hóa đơn với phí vận chuyển thêm €500.
Step 18-20 Budget Monitoring và AUC Update
Step 18: Display Budget Status
Kiểm tra tình hình sử dụng ngân sách sau khi có chi phí phát sinh.
| Budget Component | Amount (€) | Status | Percentage |
|---|---|---|---|
| Allocated Budget | 15,000 | ✓ Active | 100% |
| Committed (PO) | 8,000 | ✓ Posted | 53.3% |
| Actual (GR+Invoice) | 8,500 | ✓ Posted | 56.7% |
| Available Budget | 6,500 | ✓ Available | 43.3% |
Step 19: Check Internal Order Status
Xem chi tiết cost accumulation trên Internal Order.
Internal Order: IO-INV-001
- • Furniture Cost: €8,000
- • Shipping Cost: €500
- • Total Accumulated: €8,500
- • Status: Open (ready for settlement)
Step 20: Check AUC After GR
AUC vẫn chưa có giá trị vì chưa settlement từ Internal Order.
Step 21 Settlement - Kết chuyển sang AUC
Settlement Process (Transaction KO88)
Kế toán chạy settlement để chuyển chi phí từ Internal Order sang AUC.
Before Settlement:
- • Internal Order: €8,500
- • AUC Value: €0
- • Status: In Process
After Settlement:
- • Internal Order: €0 (can be closed)
- • AUC Value: €8,500
- • Status: Ready for Capitalization
Next Step: Capitalization
Khi workspace hoàn thành và sẵn sàng sử dụng.
Deep Dive Cơ chế Preventive Control trong FI-IM
Cách AVC hoạt động trong SAP
| Transaction | AVC Check Point | Action if Over Budget | Example |
|---|---|---|---|
| Create PO | PO Amount vs Available | Warning / Block | €8,000 ≤ €15,000 ✓ |
| Goods Receipt | GR Amount vs Budget | Warning / Block | €8,500 ≤ €15,000 ✓ |
| Invoice Receipt | Total Cost vs Budget | Warning / Block | Cumulative check |
Configuration Options
Tích hợp với các Module khác
SAP FI không hoạt động một mình. Sức mạnh của SAP ERP nằm ở sự tích hợp chặt chẽ, nơi FI là "trạm cuối" ghi nhận các nghiệp vụ tài chính phát sinh từ các module khác.
a. Tích hợp SD (Sales & Distribution) → FI-AR
Khi bộ phận bán hàng tạo hóa đơn (Billing - Tcode: VF01) trong SD, hệ thống sẽ tự động tạo một chứng từ FI tương ứng.
Bút toán tự động: Dr: Phải thu khách hàng / Cr: Doanh thu / Cr: Thuế GTGT đầu ra
Lợi ích: Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng thời điểm xuất hóa đơn, không có độ trễ, dữ liệu bán hàng và kế toán luôn khớp nhau.
b. Tích hợp MM (Materials Management) → FI-AP
Khi bộ phận mua hàng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và hạch toán trong MM (Invoice Verification - Tcode: MIRO), hệ thống cũng tự động tạo chứng từ FI.
Bút toán tự động: Dr: Hàng tồn kho hoặc Chi phí / Cr: Phải trả nhà cung cấp
Lợi ích: Ghi nhận công nợ và chi phí chính xác ngay khi có hóa đơn, giúp quản lý tồn kho và công nợ hiệu quả.
c. Tích hợp CO (Controlling) ↔ FI
FI ghi nhận chi phí tổng hợp, còn CO "giải phẫu" chi phí đó để phục vụ quản trị nội bộ. Chi phí từ FI (ví dụ: tiền điện) sẽ được phân bổ vào các trung tâm chi phí (Cost Center) trong CO (ví dụ: xưởng sản xuất, phòng marketing). Đây là mối quan hệ 2 chiều, giúp doanh nghiệp phân tích lợi nhuận, giá thành chi tiết.
d. Tích hợp FI-AA (Asset Accounting) ↔ FI
Khi mua tài sản cố định, FI-AA quản lý vòng đời tài sản. Hàng tháng, khi chạy chương trình khấu hao (Tcode: AFAB), FI-AA sẽ tự động tạo bút toán chi phí khấu hao và hạch toán vào sổ cái FI.
Lợi ích: Tự động hóa hoàn toàn quy trình khấu hao, đảm bảo chi phí được ghi nhận đều đặn và chính xác.
Báo cáo (Reporting) trong SAP FI
Báo cáo là sản phẩm cuối cùng và quan trọng nhất của FI, tổng hợp toàn bộ dữ liệu giao dịch thành thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của cả đối tượng bên trong và bên ngoài.
1. Balance Sheet
(Bảng cân đối kế toán) Trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn (Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu) tại một thời điểm. Trả lời câu hỏi: "Doanh nghiệp đang sở hữu gì và nợ bao nhiêu?".
2. Income Statement
(Báo cáo kết quả kinh doanh) Trình bày doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ. Trả lời câu hỏi: "Kỳ này doanh nghiệp lãi hay lỗ?".
3. Cash Flow Statement
(Báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Theo dõi dòng tiền mặt thực sự vào và ra khỏi doanh nghiệp. Trả lời câu hỏi: "Doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động không?".
Các tính năng nổi bật của báo cáo SAP FI
- Real-time: Dữ liệu được cập nhật lên báo cáo ngay sau khi giao dịch được hạch toán.
- Drill-down: Cho phép người dùng đi từ con số tổng hợp trên báo cáo, click sâu xuống để xem các giao dịch chi tiết, và cuối cùng là xem chứng từ gốc. Đây là tính năng cực kỳ mạnh mẽ cho việc phân tích và kiểm toán.
- Tự động và Chuẩn mực: Báo cáo được tạo tự động từ dữ liệu đã được kiểm soát chặt chẽ, dễ dàng cấu hình theo các chuẩn mực quốc tế như IFRS hoặc GAAP.
- Financial Statement Version (FSV): Là công cụ trong SAP cho phép định nghĩa cấu trúc, bố cục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo KQKD, giúp tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản trị hoặc pháp lý.